Artikkel on ilmunud BestMarketingis
Info jagamine ja olulise teabe edastamine on igas organisatsioonis tavaline nähtus, kuid seejuures ei mõelda tihti sellele, et ühel hetkel võib seda kõike minna paljukski ja oluline hakkab igapäevase vahele mattuma. Hoolimata parimatest kavatsustest ja õilsatest eesmärkidest on liigne infomüra pigem kahjulik kui kasulik, sestap tasuks igal juhil ja ettevõttel läbi mõelda, millal, mida ja kuidas maja sees kommunikeeritakse, räägib Elisa suhtekorraldusjuht ja juhtimis-coach Marika Raiski.
Pädeva infovahetuse ja -liikumise korraldamine on eriti teravalt päevakorda tõusnud kodukontoritesse liikumise ning hajusa töö võidukäigu toel. Kui varem said igapäevased väikesed infokillud – varsti liitub uus inimene, kes läheb teise ametikoha peale või liigub ettevõttest väljapoole – vahetatud kohvinurgas või nende paari minuti jooksul, kuni kõik ennast füüsiliselt kokku saades koosolekuks valmis seadsid, siis nüüd on see kõik liikunud ametlikematesse kanalitesse, strateegiliselt olulise info kõrvale.
See on loonud olukorra, kus suuremas ettevõttes võidakse üritada ühe infokirja, ühe koosoleku või ühe päeva jooksul siseveebi postitatu abil anda edasi kümme väikest uudiskildu. Kui sinna juurde lisada veel kõik päriselt töine, maailmas toimuv ning kodused teemad, jõuavad inimesed üsna kiirelt punkti, kus uuele infole ei olda enam nii vastuvõtlikud ning kõik mitte otseselt ereda leegiga põlev lükatakse ühte ajusoppi – tore info, mitte oluline.
Selleks, et niisuguseid olukordi vältida ja tagada, et olulist infot ka päriselt läbi töödeldaks ja omaks võetaks, tasuks astuda samm tagasi ning mõista, mis on see, mis on ettevõtte jaoks päriselt oluline, ja kuidas tagada, et just see info inimesteni jõuab. Seejuures tasuks tähele panna kolme suuremat põhimõtet ning lähenemist.
Mis on parasjagu kõige olulisem?
Sisekommunikatsiooni plaanides tasuks sellele läheneda strateegiliselt. Üheks pooleks on sobivate kanalite juurutamine (neist kohe peagi), kuid sellest olulisemgi on õige sõnumi seadmine ja selgete prioriteetteemade väljavalimine. Paljud teemad tunduvad igas ajahetkes olulised, kuid infohalduse ja -voogudega päriselt tegelev inimene peab suutma teemad järjestada ja mõista, mis on sihtrühma jaoks kõige kriitilisema tähtsusega.
Mis tahes kanalite kaudu infot edastades peaks liigse infomüra vältimiseks keskenduma kõige olulisemale, selle selgelt esile tõstma ja aitama auditooriumil mõista, et kui nad jõuavad tutvuda vaid ühe infokilluga, siis peaks see olema see. Mõistagi saab infokirja või siselistide teavitustega anda edasi rohkemat, kuid oluline on leida õige tasakaal. Siselisti kirjade näite puhul tasuks infomüra vähendamiseks viia kirjade arv miinimumini, meilid selgelt struktureerida ja tuua esile kõige olulisem – suurem muutus ettevõttes, kõige olulisem info eriolukorras, uus toode, suurem personali valdkonna muudatus – ning lisada piiratud arv kõrvalteemasid nende järele.
Seejuures tasuks kindlasti meeles pidada ka seda, et eri inimeste jaoks on erineval infol erinev olulisus. See tähendab, et sisekommunikatsioonis tasuks sarnaselt väliskommunikatsiooniga kasutada segmenteerimist ja viia inimesteni just see info, mis on nende jaoks oluline. Mõni teave on küll vahva infokild, kuid ilmselt ei ole seda tarvis tervele ettevõttele kuulutada ja ummistada inimeste andmetöötlusmahtu.
Õiged kanalid toovad paremad tulemused
Õiged sõnumid aitavad õigete inimesteni viia hästi valitud kanalid. Kanalite näol võib ühtaegu tegu olla nii laiema platvormi – siseveeb, uudiskiri, infotund, kevadpidu – kui ka nende alamlõikudega, näiteks väiksem uudislist, siseveebi alamjaotus või väiksema ringi koosolek. Igal kanalil on oma kaal ja eesmärk ning hästi korraldatud sisekommunikatsiooni korral mõistavad töötajad, kust tuleb olulist infot ja kust infokillukesi, mis ei ole nende jaoks kriitiliselt olulised.
Eri ettevõtetes on need kaalud erinevad ja sobiva struktuuri loomine on iga organisatsiooni kontrolli all. Näiteks võiks infomüra vähendamiseks võtta lähenemise, kus igal nädalal saadetakse siselisti üks suurem ja olulisem infokiri, mille puhul teavad kõik töötajad, et seal on vaid väga olulised teemad, kõik muu aga postitakse intranetti, töötajate Facebooki-gruppi, jagatakse laiali tiimikoosolekutel või mõne kolmanda kanali kaudu.
Ei tasu ka ära unustada, et erinevad inimtüübid suhestuvad eri kanalitega erinevalt ja korralik segmenteerimine tuleb kasuks ka neil juhtudel. Näiteks võib pidevalt mööda riiki ringi sõitvatel tehnikutel või võrgutöötajatel olla keeruline alaliselt infomeilidel või siseveebi postitusel silma peal hoida, mis tähendab, et vaba hetke tekkimisel ei suuda nad tekstimassiivist enda jaoks olulist infot välja sõeluda ja jätavad seetõttu teemad tähelepanuta. Sellisel juhul tasuks kaaluda, äkki sobiks selle segmendi jaoks parema kanalina näiteks korra kuus toimuv infohommik, kus kõik oluline üle käiakse.
Erinevaid permutatsioone ja edge-case’e on mõistagi sadu, kuid alusloogika püsib iga lähenemise korral sama – eduka sisekommunikatsiooni tagab selge sõnum, mis on edastatud kanali vahendusel, kust inimesed sellist infot oodata oskavad.
Sinu ettevõte pole maailmast isoleeritud
Isegi parima sisekommunikatsiooni puhul ei saa unustada, et ükski organisatsioon pole muust maailmast ära lõigatud ja ettevõttes töötavad inimesed puutuvad kokku veel palju muuga, mille üle pole organisatsioonil endal mingit kontrolli. See tähendab, et infomüra tekkimise ohtu ja infokorraldust ei saa vaadata vaakumis.
Kuigi kanalid võivad hästi paigas olla ja sõnum meeletult selge, tasuks enne info laiali külvamisega alustamist vaadata korraks laiemalt pilti ja mõelda, kas inimeste mõtted võivad parajasti kuskil mujal olla. Ei tasu loota, et keegi suudab läbi töödelda olulist uudist siselistis, kui parasjagu on puhkenud tervishoiukriis, alanud konflikt, või toimunud mõni muu meeletu mõjuga sündmus, mille kohta kõik midagi teada tahavad.
Mõistagi ei saa ühegi organisatsiooni töö maailmas toimuva pärast täielikult stopata, kuid õige hetke tunnetamine on oluline. Ilmselt ei juhtu midagi, kui uudiskiri jõuab töötajateni algselt kavandatust päeva võrra hiljem – pärast muude olukordade hetkelist rahunemist ja esimese harjumustunde tekkimist.
Inimesed jõuavad korraga sünteesida vaid piiratud ulatuses infot, seega tuleb selleks, et sinu sõnum kõige muu seas läbi kostuks, leida õige hetk, õige kanal ja õige sõnum.